CollaBrains is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die in deze verklaring staan beschreven. Voor persoonsgegevens die jij als ondernemer of bewindvoerder van je eigen cliënten in CollaBrains verwerkt, ben jíj de verantwoordelijke en zijn wij je verwerker — daarvoor geldt de aparte verwerkersovereenkomst.

Accountgegevens: je naam, e-mailadres, gekozen pakket en de datum waarop je account is aangemaakt.

Documentgegevens: de bestanden die je uploadt of doorstuurt, de tekst die daaruit wordt gelezen en de velden die daaruit worden herkend, zoals afzender, bedrag, btw, datums en referenties.

• Salon en knipkaart: de naam en het telefoonnummer van jouw klant, het transactiebedrag, de betaalmethode en de stempelstand. Alleen als je die module gebruikt.
• Ritten en kilometers: een momentopname van je locatie bij het starten en bij het beëindigen van een rit, het adres dat daaruit volgt, en het kenteken als je dat invoert. Er is geen live volgen tijdens het rijden.
• Betalingen: welk onderdeel je hebt afgenomen, het bedrag en of de betaling is gelukt. Je kaartnummer of bankgegevens zien wij nooit — die gaan rechtstreeks naar Stripe.
• Gebruiksgegevens: technische logbestanden die nodig zijn om de dienst te laten werken en misbruik te voorkomen, en geaggregeerde tellingen van welke onderdelen worden gebruikt.

We verwerken je documenten om ze te herkennen, te structureren en je overzicht en herinneringen te kunnen geven. Zonder die verwerking kan de dienst niet functioneren. De grondslag daarvoor is de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en ons.

Voor je locatie bij een rit vragen we bij elke rit opnieuw expliciete toestemming via je browser. Die toestemming kun je op elk moment intrekken: zonder toestemming registreer je een rit handmatig met een adres, wat net zo goed werkt.

Voor beveiliging, het voorkomen van misbruik en de geaggregeerde tellingen van gebruik berusten we ons op een gerechtvaardigd belang: de dienst heel en eerlijk houden. Die tellingen zijn niet tot jou persoonlijk te herleiden.

Waar we gegevens moeten bewaren omdat de wet dat vraagt, bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht, is die wettelijke verplichting de grondslag.

We gebruiken je gegevens niet voor advertenties en we verkopen ze niet aan derden.

Verbindingen zijn versleuteld. Documenten worden opgeslagen binnen de Europese Unie, op een server in Duitsland bij dogado GmbH. Uitgaande e-mail loopt eveneens via een Duitse partij, 1blu AG.

De herkenning van je documenten gebeurt op onze eigen server. Er is geen externe AI-dienst bij betrokken: je documentinhoud verlaat onze server niet om te worden geanalyseerd.

We maken dagelijkse back-ups. Toegang tot productiedata is beperkt tot medewerkers die dat voor onderhoud nodig hebben.

We bewaren niets langer dan nodig, en ruimen automatisch op:

• Documenten: zolang je account bestaat, of korter als je ze zelf verwijdert.
• Technische logbestanden: 90 dagen.
• Het handelingenlogboek waarin staat wie wat heeft ingezien of gewijzigd: 180 dagen.
• Verzonden e-mails in het maillogboek: 180 dagen.
• Geaggregeerde gebruikstellingen: 400 dagen, zodat we jaar-op-jaar kunnen vergelijken.
• Inlogsessies: tot hun vervaldatum, daarna direct verwijderd.

We schakelen alleen partijen in die passende beveiligingsmaatregelen nemen en met wie een verwerkersovereenkomst is gesloten. Dit zijn de partijen die we inzetten:

• dogado GmbH (Duitsland) — de server waarop de dienst en je documenten draaien.
• 1blu AG (Duitsland) — het versturen van e-mail.
• Stripe — het afhandelen van betalingen. Bij een salonaanmelding verwerkt Stripe ook identiteits- en bankgegevens; die gaan rechtstreeks naar Stripe en komen niet bij ons binnen.
• Google Wallet — alleen als een kapsalon de digitale knipkaart aanbiedt. Wat daarheen gaat staat hieronder bij gegevens buiten de EU.
• PDOK van het Kadaster en OpenStreetMap — om van een locatie een adres te maken bij ritten.
• KvK en RDW — alleen als je zelf een bedrijfsnaam of kenteken opzoekt; wij sturen dan jouw zoekterm door.
• CBS en de Europese Centrale Bank — alleen voor openbare, geaggregeerde cijfers. Daar gaan geen persoonsgegevens heen.

Voor de digitale knipkaart gebruiken we Google Wallet. Daarbij gaan de naam van de zaak, de naam van de klant, de kaartcode, de stempelstand, de beloning, de geldigheidsdatum en een link naar de live kaart naar Google in de Verenigde Staten.

We beperken dat bewust: het telefoonnummer van de klant en de transactiebedragen gaan níét naar Google. Een kapsalon kan de knipkaart ook zonder Google Wallet aanbieden; de kaart werkt dan gewoon in de browser.

Ook Stripe is een Amerikaanse onderneming en verwerkt betaalgegevens. Bij een salonaanmelding verloopt de hele identiteitscheck op een pagina van Stripe zelf, zodat wij geen burgerservicenummer en geen identiteitsbewijs ontvangen.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid van je gegevens.

Exporteren kan op elk moment vanuit je Portal, in CSV, JSON of UBL. Verwijderen kan per document of voor je hele account.

Toestemming die je eerder hebt gegeven, bijvoorbeeld voor je locatie bij een rit, trek je op dezelfde manier weer in.

Voor vragen over privacy of het uitoefenen van je AVG-rechten kun je rechtstreeks contact opnemen via privacy@collabrains.eu of via onze contactpagina (/contact).

Ben je het oneens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Ben je zakelijke klant, praktijk, bewindvoerder of kapsalon en verwerk je gegevens van je eigen cliënten of klanten, dan zijn wij je verwerker. Daarvoor geldt onze verwerkersovereenkomst, inclusief de lijst met subverwerkers.