Verwerkersovereenkomst

Jij bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je in CollaBrains verwerkt. Dat zijn bijvoorbeeld de dossiers van je cliënten, of bij een kapsalon de namen en telefoonnummers van je klanten op de knipkaart.

CollaBrains is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend in opdracht van jou en volgens jouw instructies.

Verwerking vindt alleen plaats voor het leveren van de dienst: opslaan, herkennen, structureren en toegankelijk maken van documenten, en het bijhouden van de gegevens die bij jouw module horen.

Er vindt geen verdere verwerking plaats voor eigen doeleinden van CollaBrains. We verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor advertenties.

Bij een livecontrole op 30 oktober 2026 onderhandelde collabrains.de TLS 1.3 en stuurde HSTS- en CSP-headers. De applicatiecode gebruikt AES-256-GCM voor specifieke secrets, API-sleutels, Identity Vault en back-ups; dit toont geen encryptie van alle documentbestanden of onderliggende volumes aan. Hostinglocatie en eventuele volume-encryptie moeten met providerbewijs worden bevestigd.

De code bevat OCR- en lokale Ollama-componenten. De daadwerkelijke route hangt af van ingeschakelde functies en configuratie; deze samenvatting garandeert niet dat alle analyse lokaal gebeurt of dat gegevens nooit voor modeltraining worden gebruikt.

De applicatie bevat tenant-/rolcontroles en auditlogs voor geselecteerde workflows. Scope en bewaartermijn verschillen per subsysteem; deze pagina claimt geen volledige, onveranderbare log of universele bewaartermijn.

De onderstaande lijst is de op deze pagina gepubliceerde leverancierssamenvatting. Actueel gebruik, functie, regio en contractuele doorgifte moeten voordat je erop vertrouwt worden bevestigd in de volledige DPA:

• dogado GmbH (Duitsland) — hosting van de server waarop de dienst en je documenten draaien.
• 1blu AG (Duitsland) — het versturen van e-mail.
• Stripe Payments Europe en Stripe Inc. — het afhandelen van betalingen. Bij een salonaanmelding verwerkt Stripe ook identiteits- en bankgegevens van de ondernemer, rechtstreeks op een pagina van Stripe.
• Google LLC (Verenigde Staten) — alleen voor de digitale knipkaart via Google Wallet. Daarheen gaan zaaknaam, klantnaam, kaartcode, stempelstand, beloning, geldigheid en een link naar de live kaart. Telefoonnummers en bedragen gaan níét naar Google.
• PDOK / Kadaster (Nederland) — om van een locatie een adres te maken bij ritten.
• OpenStreetMap / Nominatim — hetzelfde, voor adressen buiten Nederland.
• KvK en RDW (Nederland) — alleen bij een zoekopdracht die jij zelf doet; wij geven dan jouw zoekterm door.

Deze pagina beschrijft geen gegarandeerde kennisgevingstermijn of formeel bezwaarproces. Voorafgaande kennisgeving en bezwaarrechten moeten in de volledige DPA worden vastgelegd.

Bij een beveiligingsincident met mogelijke gevolgen voor persoonsgegevens informeren we je zonder onredelijke vertraging, met de informatie die je nodig hebt voor je eigen meldplicht.

Bij beëindiging krijg je je gegevens terug in een gangbaar formaat (CSV, JSON of UBL) en verwijderen we ze daarna, tenzij wetgeving anders vereist.